Upozornění pro čtenáře a uživatele této knihy
Všechna práva vyhrazena. Žádná část této tištěné či elektronické knihy nesmí být reprodukována ani šířena v papírové, elektronické či jiné podobě bez předchozího písemného souhlasu nakladatele. Neoprávněné užití této knihy bude trestně stíháno.

Marek Laurenčík

Excel 2013

práce s databázemi a kontingenčními tabulkami

TIRÁŽ TIŠTĚNÉ PUBLIKACE:

Vydala Grada Publishing, a.s.
U Průhonu 22, 170 00  Praha 7
tel.: +420 234 264 401, fax: +420 234 264 400
www.grada.cz
jako svou 5434. publikaci

Spoluautor Michal Bureš
Odpovědný redaktor Petr Somogyi
Sazba Petr Somogyi
Počet stran 176
První vydání, Praha 2014

© Grada Publishing, a.s., 2014
Cover Photo © fotobanka allphoto

V knize použité názvy programových produktů, firem apod. mohou být ochrannými známkami nebo registrovanými ochrannými známkami příslušných vlastníků.

Vytiskly Tiskárny Havlíčkův Brod, a.s.

ISBN 978-80-247-5003-3

ELEKTRONICKÉ PUBLIKACE:

E-knihu ve formátu EPUB vytvořil Petr Somogyi

ISBN 978-80-247-9074-9 (ve formátu PDF)
ISBN 978-80-247-9075-6 (ve formátu EPUB)

Úvod

Kniha, kterou právě otvíráte, je věnována jedné z nejčastěji využívaných možností tabulkového kalkulátoru MS Excel: práci s rozsáhlými tabulkami (databázemi).

Kromě stručné úvodní kapitoly spočívá těžiště výkladu ve čtyřech tématech.

Prvním je zpracování dlouhých datových tabulek. V 2. kapitole je popsáno řazení a filtrace různými způsoby, tvorba přehledů a souhrnů. Je zde také vysvětleno použití vyhledávacích a databázových funkcí.

Druhé téma je věnováno práci s externími daty. Naleznete zde informace o tvorbě tabulky, propojené z databáze programu MS Access a MS SQL Server. V 3. kapitole je rovněž popsán import dat z textového souboru. V závěru najdete popis spolupráce sešitu Excelu s internetem a práce se soubory typu XML.

Dalším tématem je práce s kontingenčními tabulkami a kontingenčními grafy. Ve 4. kapitole se dočtete o tvorbě kontingenční tabulky ze souvislé tabulky, z externích dat, více nesouvislých datových oblastí, a o tvorbě kontingenční tabulky z více tabulek vzájemně spojených relacemi. Dále je zde popsáno formátování kontingenční tabulky, různé typy souhrnů a pohledů na zpracovávaná data, tvorba výpočtů v kontingenční tabulce a využití dat z tabulky. Závěr kapitoly je pak věnován tvorbě kontingenčních grafů.

Poslední, 5. kapitola knihy se věnuje novince v Excelu 2013: datovému modelu a jeho využití, především pro tvorbu kontingenčních tabulek a grafů.

Omezený rozsah knihy nám neumožnil podrobně popsat všechny problémy, které by mohly s tématem souviset. Při výběru materiálu jsme se řídili především vlastními zkušenostmi, a to jak z praktické práce s tabulkovým kalkulátorem Excel, tak především z rozsáhlé lektorské praxe při výuce práce s Excelem na různých úrovních.

Kniha je orientována na poslední verzi Excel 2013. Nicméně převážnou většinu postupů můžete bez velkých problémů využívat i v předchozích verzích Excelu. U postupů, které jsou použitelné pouze v Excelu 2013, je tato skutečnost uvedena.

V knize používáme standardní terminologii: klepnutí myší (kliknutí), poklepání myší (dvojklik, dvojité kliknutí), tažení myší (pohyb myši se stisknutým levým tlačítkem), místní nabídka (kontextové menu zobrazené pomocí pravého tlačítka myši) a klávesová zkratka (stisknutí jedné klávesy při podržení jiné, zpravidla klávesy Ctrl).

V knize jsou použity následující typografické konvence:

1.Názvy ovládacích karet a jejich skupin, názvy sekcí a záložek v dialogových oknech, názvy tlačítek a příkazů či volby v nabídkách jsou zvýrazněny tučným písmem.

2.Názvy souborů a webové adresy jsou psány kurzivou.

3.Parametry funkcí poznáte podle tučné kurzivy.

4.Klávesové zkratky jsou zvýrazněny pomocí verzálek.

Ať se vám práce s databázemi a kontingenčními tabulkami daří!

Autoři

1.Práce s databázemi

V úvodní kapitole se seznámíte s pojmem „databáze“, a to jak obecně, tak s jejím chápáním v tabulkovém kalkulátoru Excel. Kapitola také obsahuje některé postupy, které využijete při práci s velkými tabulkami.

1.1Pojem „databáze“ v Excelu

Při práci s tabulkovým kalkulátorem MS Excel se často setkáváte s pojmem „databáze“. Stává se to například při tvorbě kontingenční tabulky. Označení „databáze“ nese také celá skupina standardních funkcí Excelu.

Základní definice databáze by mohla znít tak, že se jedná o uspořádanou sérii dat, uloženou v elektronické podobě na paměťovém médiu. Excel umožňuje používat některé základní databázové operace – řazení, filtrování, seskupování a tvorbu souhrnů – u dat zapsaných v tabulce (datové oblasti) na některém z listů. Tato data je pak možné považovat za jednoduchou databázi, pokud splňují některé podmínky:

■Tabulka dat musí být souvislá – nesmí obsahovat prázdné řádky nebo sloupce. Některé buňky v řádku mohou být nevyplněné, avšak každý řádek v tabulce musí obsahovat alespoň jednu vyplněnou buňku. Tuto podmínku je nutno dodržet, aby tabulkový kalkulátor rozpoznal začátek a konec tabulky.

■Každý sloupec v tabulce by měl mít samostatný nadpis, nadpisy by měly být umístěny ve společném řádku.

■Údaje v jednotlivých sloupcích by měly mít jednotný charakter: texty, čísla, hodnoty kalendářního data nebo logické hodnoty PRAVDA a NEPRAVDA.

■V tabulce mohou být i sloupce obsahující vzorce. Při operacích, jako je řazení, filtrování nebo seskupování, se u sloupců se vzorci využívá aktuální výsledek vzorce.

V praxi se vyskytují také případy, kdy zdrojová data netvoří jednu souvislou tabulku, ale jsou rozdělena do řady dílčích tabulek, z nichž každá je souvislá. Tyto tabulky jsou umístěny na různých listech nebo i v různých sešitech. Některé operace – zejména tvorbu souhrnů pomocí kontingenční tabulky – je možné v Excelu provádět i s daty tohoto typu.

I když novější verze Excelu (počínaje verzí 2007) umožňuje zapsat na list podstatně větší množství dat než u dřívějších verzí, nehodí se pro uchovávání velikého množství informací. Firmy a jiné instituce zpravidla využívají pro úschovu svých dat specializované programy, označované jako databázové systémy. Excel však nabízí řadu výkonných nástrojů pro analýzu dat, jež u velkých databázových systémů většinou chybí. Proto jsou součástí Excelu také nástroje pro komunikaci s běžnými databázovými systémy. To umožňuje získávat přístup k datům uloženým ve vnějším datovém zdroji a využít při jejich zpracování všechny možností a pohodlí, které Excel poskytuje.

Za dobu existence tabulkového kalkulátoru Excel prošly databázové systémy velkým vývojem – a tomu se přizpůsobuje i Excel. V novějších verzích Excelu (počínaje verzí 2007) je přístup k vnějším datům do značné míry sjednocen a příliš nezáleží na tom, z jakého zdroje se data získala. Poslední verze 2013 pokročila v tomto směru ještě dále a umožňuje zacházet s daty způsobem, který je obdobný jako při práci s velkými databázemi.

1.2Práce s rozsáhlou tabulkou

Pro práci s rozsáhlou tabulkou zahrnující mnoho řádků nabízí Excel několik nástrojů, které usnadňují manipulaci s daty v tabulce.

1.2.1Očíslování řádků

Velmi častou akcí při práci s delší tabulkou je její setřídění podle jednoho nebo více sloupců (třídění je popsáno v následující kapitole). Při opakovaném třídění podle různých kritérií je často obtížné identifikovat původní pořadí řádků. Jednou z možností je vytvořit na novém listu kopii původní tabulky, což ale vede ke značnému zvětšení sešitu. Proto je mnohdy lepší řádky v tabulce očíslovat: na začátek tabulky přidejte nový sloupec, v tomto sloupci zapište do prvního řádku tabulky číslo 1 a do druhého řádku číslo 2. Označte obě buňky a naplňte tuto oblast dolů tahem myší za pravý dolní růžek. Ve sloupci tím vytvoříte číselnou řadu 1, 2, 3…

1.2.2Ukotvení řádků a sloupců

U rozsáhlé tabulky je nepříjemné, že při práci s řádky umístěnými níže nejsou vidět nadpisy jednotlivých sloupců. Proto je výhodné řádek s nadpisy ukotvit tak, aby byl stále viditelný. Provedete to těmito kroky:

1.Vložte kurzor do sloupce A na první řádek tabulky, kde jsou umístěna data (pod řádek s nadpisem).

2.Přejděte na kartu Zobrazení.

3.V sekci Lupa na této kartě klepněte na tlačítko Ukotvit příčky a následně použijte příkaz Ukotvit příčky.

Obrázek 1.1: Tlačítko pro ukotvení příček

Nad aktivním řádkem se zobrazí vodorovná čára; všechny řádky umístěné nad touto čárou jsou na listu stále zobrazeny. Ukotvení řádku se ukládá spolu se sešitem.

Jestliže použijete popsaný postup a označíte buňku v prvním řádku listu, ukotvíte všechny sloupce, které leží nalevo od aktivní buňky. Můžete to s výhodnou využít u tabulky s mnoha sloupci. Pokud je označena buňka, která neleží ani v prvním řádku, ani ve sloupci A, ukotvíte současně řádky ležící nad označenou buňkou a sloupce ležící nalevo od ní.

Po ukotvení řádků, sloupců (nebo obojího) se příkaz Ukotvit příčky v tlačítku Ukotvit příčky změní na příkaz Uvolnit příčky. Tímto příkazem se ukotvení vymaže.

V tlačítku Ukotvit příčky naleznete také příkazy Ukotvit horní řádek nebo Ukotvit první sloupec. Těmito příkazy ukotvíte první řádek nebo sloupec A bez ohledu na pozici kurzoru. Při použití některého z těchto příkazů na listu, kde je již ukotvení vytvořeno, se dosavadní ukotvení vymaže a nahradí novým.

Po ukotvení prvního řádku nebo sloupce A nelze příkaz Ukotvit příčky použít. Proto je nutné nejprve uvolnit příčky a teprve pak použít příkaz Ukotvit příčky. Je ale možné použít ukotvení prvního řádku při ukotveném sloupci A a naopak – ukotvení na listu se změní.

1.2.3Opakování nadpisů při tisku

Při tisku tabulky, která se nevejde na jednu stránku, je žádoucí, aby se nadpisy sloupců opakovaly na každé stránce. Postup je následující:

Obrázek 1.2: Karta Rozložení stránky

Obrázek 1.3: Opakování nadpisů při tisku

1.Přejděte na kartu Rozložení stránky.

2.V sekci Vzhled stránky klepněte na tlačítko Tisk názvů.

3.V zobrazeném okně klepněte do položky Nahoře opakovat řádky.

4.Na listu klepněte do řádku s nadpisy sloupců. Tažením myši se stisknutým levým tlačítkem můžete vyznačit několik řádků za sebou.

5.Stiskněte tlačítko OK.

Při tisku tabulky se označené řádky vytisknou na začátku každé stránky.

Pro tisk široké tabulky s mnoha sloupci, která se vytiskne na několik stránek vedle sebe, můžete využít také položku Vlevo opakovat sloupce.

1.3Velké databázové systémy

U velkých databázových systémů se pod pojmem „databáze“ nemíní jediná souvislá datová tabulka, ale celá soustava tabulek, zpravidla vzájemně propojených pomocí sloupců obsahujících společné údaje (například tabulky zákazníků a prodejů mají společný sloupec, který obsahuje identifikační číslo zákazníka). Snahou je ukládat každou informaci pouze jednou a tím minimalizovat objem ukládaných dat.

Kromě vlastních datových tabulek jsou do databáze zpravidla zahrnuty i jiné objekty, zejména uložené příkazy k výběru určených dat z jedné nebo více tabulek (tzv. dotazy nebo pohledy). Při získávání externích dat pro Excel se tyto výběry dají použít stejně jako původní datové tabulky.

V České republice se v současné době můžete setkat s různými databázovými systémy, k těm nejčastěji používaným patří:

■Microsoft Access – databázový systém určený pro menší evidence. Je součástí programového balíku MS Office.

■Microsoft SQL Server – výkonný databázový systém, využívaný zejména ve středních a větších institucích.

■MySQL – databázový systém firmy Sun Microsystems, který je k dispozici ke stažení pro nekomerční využití zdarma nebo se pro komerční účely prodává. Využívá se zejména pro tvorbu webových stránek.

■Oracle – velice výkonný databázový systém, využívaný pro největší objemy dat.

Připojení sešitu Excelu k některému z databázových systémů se děje většinou prostřednictvím přístupu ODBC (Open Database Connectivity). Před vlastním propojením sešitu s daty je proto zpravidla zapotřebí vytvořit v počítači příslušný ovladač (driver), který zajišťuje komunikaci s připojenou databází. Postup při tvorbě tohoto spojení je popsán v podkapitole 3.2, jež se věnuje importu dat z SQL Serveru. Výjimkou je databáze MS Access, která je s Excelem nejvíce kompatibilní a k níž se snadno lze připojit přímo.

Vytvořené připojení se stává součástí uloženého sešitu a umožňuje snadnou aktualizaci připojených dat. Neumožňuje však zpětný zápis údajů do připojené databáze.

2.Použití tabulky Excelu jako databáze

Se souvislou tabulkou, která je tabulkovým kalkulátorem Excel chápána jako databáze, je možné provádět základní databázové operace: řazení a filtrování záznamů, rychlé vyhledávání údajů z tabulky a vytváření částečných součtů a dalších přehledů. Excel má také zvláštní skupinu funkcí, určených pro práci s databázovou tabulkou. V této kapitole se s těmito možnostmi seznámíte.

2.1Řazení v tabulce

Řazení v tabulce můžete provést dvěma způsoby:

■Použít tlačítka pro seřazení tabulky podle hodnot v jednom sloupci.

■Použít dialogové okno, které umožňuje využít všechny možnosti řazení.

Obrázek 2.1: Karta Data

Při rychlém řazení tabulky umístěte kurzor do potřebného sloupce a použijte tlačítka se šipkou a písmeny AZ (vzestupné řazení) nebo šipkou a písmeny ZA (sestupné řazení), která jsou umístěna v sekci Seřadit a filtrovat na kartě Data. Vzestupné řazení znamená u textů seřazení od A do Z, u číselných hodnot od nejmenší k největší, u hodnot kalendářního data od nejstaršího k nejnovějšímu a u logických hodnot v pořadí NEPRAVDA, PRAVDA. U sestupného řazení je tomu naopak.

Pro rychlé seřazení podle jednoho sloupce můžete využít také příkazy v tlačítku Seřadit a filtrovat, které je umístěno na kartě Domů v sekci Úpravy.

Jestliže tabulka obsahuje pouze texty, použití tlačítek pro rychlé řazení může vést k tomu, že se seřazení tabulky provede bez záhlaví. Nadpisy sloupců se přitom považují za hodnoty a při seřazení se zamíchají mezi ostatní texty.

2.1.1Řazení podle hodnot

Dialogová okna pro řazení můžete využít pro seřazení tabulky podle jednoho nebo více sloupců. Řazení podle jednoho sloupce nastavíte tímto postupem:

1.Označte libovolnou buňku v tabulce a použijte tlačítko Seřadit, umístěné v sekci Seřadit a filtrovat na kartě Data. Druhou možností je použít tlačítko Seřadit a filtrovat, které je umístěno na kartě Domů v sekci Úpravy, a zadat příkaz Vlastní řazení.

Obrázek 2.2: Tlačítko Seřadit a filtrovat

2.Volbou Data obsahují záhlaví určíte, jestli je první řádek v tabulce považován za nadpisy sloupců. Pokud je volba označena, sloupce pro řazení určíte podle jejich nadpisů. Při neoznačené volbě je první řádek v tabulce považován za řádek s daty a sloupec určíte podle jeho adresy (sloupec „B“, „C“ atd.).

Obrázek 2.3: Dialogové okno pro řazení tabulky

3.V seznamu Seřadit podle vyberte název sloupce, popřípadě odpovídající písmeno.

4.V seznamu Pořadí určíte, zda se bude řadit vzestupně nebo sestupně. U textových hodnot jsou v seznamu možnosti A až Z nebo Z až A, u číselných a logických hodnot Od nejmenšího k největšímu nebo Od největšího k nejmenšímu a u hodnot kalendářních dat Od nejstaršího k nejnovějšímu nebo Od nejnovějšího k nejstaršímu.

Obrázek 2.4: Další možnosti řazení

5.Řazení potvrďte klepnutím na tlačítko OK.

Výchozí volba u logických hodnot je Od nejmenšího k největšímu, která odpovídá pořadí NEPRAVDA, PRAVDA. Při řazení tabulky podle textových hodnot se nerozlišují malá a velká písmena. Jestliže potřebujete velká a malá písmena rozlišit, použijte tlačítko Možnosti, v dalším okně označte volbu Rozlišovat malá a velká a potvrďte tlačítkem OK.

Při použití této volby jsou texty s velkými písmeny umístěny za malými, platí tedy „kopírka < Kopírka < KOpírka < KOPÍRKA“.

Jestliže je na listu umístěna pouze jedna tabulka, Excel si zapamatuje označenou volbu Rozlišovat malá a velká a použije ji při příštím řazení. To platí i pro rychlé řazení tabulky pomocí tlačítek.

Při řazení do více úrovní použijte tlačítko Přidat úroveň, kterým se do dialogového okna přidá další úroveň řazení. Tímto způsobem můžete seřadit tabulku do několika úrovní. Seřazení tabulky probíhá shora dolů, tedy úroveň na prvním řádku je považována za nejvyšší, úroveň na druhém řádku opět seřadí záznamy, pro něž je hodnota ve sloupci zadaném v první úrovni stejná atd. Nová úroveň řazení se přidá pod označenou úroveň. Tlačítky se šipkami nahoru a dolů je možné změnit pořadí úrovní pro řazení, tlačítkem Odstranit úroveň se označená úroveň z řazení vymaže. Při přepisu údajů, podle nichž byla tabulka seřazena, se může stát, že pořadí řádků již neodpovídá nastavenému řazení. V takovém případě umístěte kurzor do tabulky, použijte tlačítko Seřadit nebo Seřadit a filtrovat a nastavené řazení znovu potvrďte tlačítkem OK. Toto platí pro seřazení tabulky podle hodnot i všemi dalšími způsoby, které jsou popsány dále.

2.1.2Řazení podle textového seznamu

Součástí Excelu je seznam měsíců v roce a dní v týdnu. Jestliže do buňky zapíšete např. slovo „Leden“ a naplníte oblast tažením za pravý dolní růžek buňky, vytvoří se texty „Únor“, „Březen“ atd. (uvedený efekt lze potlačit, jestliže při plnění podržíte současně klávesu Ctrl). Tyto seznamy můžete využívat i k seřazení tabulky. Seřazení podle seznamu provedete takto:

1.Vložte kurzor do tabulky a zobrazte dialogové okno pro řazení.

2.V seznamu Seřadit podle vyberte název sloupce.

3.V seznamu Pořadí vyberte volbu Vlastní seznam.

4.V dalším dialogovém okně vlevo označte potřebný seznam a klepněte na tlačítko OK.

5.Seřazení tabulky potvrďte tlačítkem OK.

Obrázek 2.5: Výběr seznamu pro řazení

Pro toto řazení tabulky můžete využít pouze sloupce se zapsanými texty. Není tedy možné například naformátovat sloupec s hodnotami kalendářního data tak, aby se zobrazoval pouze název dne v týdnu (formátovací kód „dddd“), a pomocí tohoto sloupce seřadit tabulku od pondělí do neděle.

Řazení podle vlastního seznamu můžete kombinovat s řazením podle jiných sloupců. Nezáleží přitom na pořadí úrovní.

Obrázek 2.6: Řazení tabulky s využitím seznamu

Jestliže nastavíte řazení podle seznamu a znovu použijete seznam Pořadí, v nabízených volbách se zobrazí také text seznamu v obráceném pořadí. Tímto způsobem můžete řadit texty od prosince do ledna nebo od neděle do pondělí.

Měsíce jsou v seznamu zapsány malými písmeny, dny v týdnu s velkým počátečním písmenem. Pokud jsou v tabulce texty zapsané jinak, při tvorbě řazení zkontrolujte, zda není aktivní volba Rozlišovat malá a velká.

Tvorba vlastních seznamů

Kromě seznamu měsíců a dnů, které jsou součástí instalace Excelu, si můžete vytvářet i seznamy vlastní. Uživatelsky vytvořený seznam je možné použít k seřazení tabulky a také k automatickému plnění oblasti předem zvolenými texty.

Vytvoření vlastního seznamu můžete provést tímto způsobem:

1.Do buněk pod sebou zapište texty budoucího seznamu a tuto oblast buněk označte.

2.Na kartě Soubor klepněte na příkaz Možnosti.

3.V zobrazeném dialogovém okně klepněte vlevo na sekci Upřesnit.

4.Obsah pravé části okna srolujte úplně dolů a klepněte na tlačítko Upravit vlastní seznamy.

5.Odkaz na označenou oblast buněk se zobrazí v položce Importovat seznam z buněk.

Obrázek 2.7: Nastavení Excelu

6.Pro načtení textů z této oblasti stiskněte tlačítko Importovat. Texty nového seznamu se přenesou do pravé části okna.

7.Vytvoření nového seznamu potvrďte tlačítkem OK.

Obrázek 2.8: Tvorba vlastního seznamu

Takto vytvořený vlastní seznam je součástí instalace Excelu a je možné ho využít v libovolném sešitu.

Obrázek 2.9: Odstranění vlastního seznamu

Vlastní seznamy můžete i dodatečně upravovat. Popsaným postupem zobrazte okno pro tvorbu seznamu a v levé části označte upravovaný seznam. V poli Položky seznamu je možné jednotlivé položky seznamu přepisovat, mazat a přidávat položky nové. Úpravu seznamu potvrdíte tlačítkem OK. Pomocí tlačítka Odstranit vytvořený seznam vymažete. Akce je jištěna kontrolním dotazem a je nevratná.

Úpravy nebo odstranění je možné provádět pouze u nově vytvořených seznamů. Standardní seznamy měsíců a dnů v týdnu nelze ani upravit, ani vymazat.

2.1.3Řazení podle barev a ikon

Další možností, jak seřadit řádky v tabulce, je využít různé barvy písma nebo barevné pozadí buněk. Tyto odlišné barvy mohou být vytvořeny běžným formátováním nebo vzniknout v důsledku použití podmíněného formátování buněk. K seřazení tabulky můžete využít také barevné ikony, vzniklé rovněž podmíněným formátováním.

Pro seřazení tabulky podle barevného pozadí buněk použijte následující postup:

Obrázek 2.10: Řazení podle barvy buňky

1.Označte buňku v tabulce.

2.Zobrazte dialogové okno pro řazení.

3.V seznamu Seřadit podle vyberte název sloupce, ve kterém se vyskytují buňky s nastaveným barevným pozadím.

4.V seznamu Řazení vyberte volbu Barva buňky.

5.Klepněte na šipku u seznamu Pořadí. Objeví se nabídka s použitými barvami a volbou Žádná barva buňky. Označte potřebnou barvu.

6.V posledním seznamu se automaticky nastaví volba Nahoře. To znamená, že buňky se zvolenou barvou budou v tabulce řazeny jako první. Jestliže vyberete volbu Dole, budou řazeny jako poslední.

7.Jestliže je ve sloupci použito více barev, označte řazení podle vytvořené barvy a klepněte na tlačítko Kopírovat úroveň. Tím se do dialogu vloží další řádka pro řazení podle barvy, kde stačí pouze označit jinou barvu buňky.

Pokud je ve zvoleném sloupci použito více barev, volba Nahoře znamená seřazení shora dolů – buňky s barvou vybranou při řazení jako první se umístí na začátku tabulky. Při použití volby Dole se řadí zdola nahoru a barva, vybraná v první úrovni řazení, se při seřazení tabulky naopak použije jako poslední.

Řazení podle barvy písma je obdobné, pouze v seznamu Řazení vyberete volbu Barva písma. V seznamu Pořadí se zobrazí použité barvy písma a volba Automatická, což znamená výchozí černé písmo.

Obrázek 2.11: Řazení podle ikon

Seřazení tabulky podle barvy písma nebo barvy pozadí buňky můžete kombinovat se seřazením podle hodnoty buněk, a to i ve stejném sloupci.

Seřazení tabulky podle ikon provedete stejným postupem jako u barvy písma nebo pozadí buňky. V seznamu Seřadit podle vyberte nadpis sloupce, v seznamu Řazení volbu Ikona buňky, v seznamu Pořadí zvolte první z použitých ikon a v posledním seznamu pomocí voleb Nahoře a Dole nastavte, zda mají být buňky se zvolenou ikonou umístěny v tabulce jako první nebo jako poslední. Dále použijte tlačítko Kopírovat úroveň a vyberte další ikonu. Tímto způsobem vytvořte úrovně řazení pro všechny použité ikony až na jednu, která se zařadí jako poslední (při volbě Nahoře) nebo jako první (při volbě Dole).

Řazení podle ikon je opět možné kombinovat s jinými způsoby řazení.

2.1.4Řazení ve vodorovném směru a v části tabulky

Dialogové okno pro řazení umožňuje také setřídění tabulky, orientované zleva doprava, tedy seřazení jednotlivých sloupců. Postupujte takto:

1.Umístěte kurzor do tabulky.

2.Zobrazte dialogové okno pro řazení.

3.Klepněte na tlačítko Možnosti.

4.V dalším zobrazeném okně označte volbu Seřadit zleva doprava a potvrďte klepnutím na tlačítko OK.

5.V seznamu Seřadit podle vyberte číslo řádku, podle kterého se mají sloupce v tabulce seřadit.

6.V seznamu Pořadí zvolte vzestupné nebo sestupné řazení.

7.Potvrďte tlačítkem OK.

Při řazení ve vodorovném směru je možné vybrat pouze řádek určitého čísla a volba Data obsahují záhlaví je nepřístupná. První sloupec tabulky se tedy do řazení vždy zahrne.

Ve vodorovném směru je možné řadit do více úrovní. K řazení lze využívat i textové seznamy, barvy pozadí buňky, barvy písma a ikony, vytvořené podmíněným formátováním.

Obrázek 2.12: Řazení tabulky podle řádků

Všechny dosavadní způsoby řazení tabulky fungují tak, že Excel v souvislé tabulce určí její rozsah a řazení se vztahuje k celé tabulce. Okno pro seřazení tabulky však můžete zobrazit i tehdy, jestliže je na listu označena oblast buněk, zahrnující pouze část řádků (popřípadě část sloupců) z celé tabulky. Při seřazení vyznačené oblasti můžete využít všechny možnosti, které dialogové okno pro řazení poskytuje.

Obrázek 2.13: Oblast označená pro řazení musí být souvislá

Oblast buněk, jež se má seřadit, musí být souvislá. Při označení nesouvislé oblasti buněk se dialogové okno pro řazení nespustí a místo něj se zobrazí chybová zpráva.

Tímto způsobem můžete například rozdělit delší tabulku na několik částí a každou část seřadit odděleně. Je však třeba vždy pečlivě zkontrolovat volbu Data obsahují záhlaví, aby se nastavené seřazení provedlo správně.

2.2Automatický filtr

Jednou z nejdůležitějších databázových operací je filtrace – výběr záznamů podle určeného kritéria. Excel nabízí dvě možnosti filtrace řádků v tabulce: automatický filtr a rozšířený filtr. Oba způsoby se liší postupem a svými možnostmi. V této kapitole popíšeme automatický filtr, který se zpravidla používá častěji. O rozšířeném filtru pak pojednává následující podkapitola.

Pro vytvoření automatického filtru v tabulce označte některou buňku v tabulce a použijte tlačítko Filtr, umístěné v sekci Seřadit a filtrovat na kartě Data. Druhou možností je klepnout na tlačítko Seřadit a filtrovat, které naleznete na kartě Domů zcela vpravo v sekci Úpravy, a v tlačítku použít příkaz Filtr.

Po vytvoření automatického filtru se tlačítko Data zvýrazní a zároveň se u nadpisů jednotlivých sloupců vytvoří tlačítka se šipkou. Tato tlačítka použijete pro nastavení filtru u zvoleného sloupce. Opětovným klepnutím na tlačítko Data se šipky odstraní; pokud je v tabulce již nějaký filtr použit, vymaže se a v tabulce se zobrazí všechny řádky.

2.2.1Filtrace podle konkrétních hodnot

Nejjednodušším způsobem filtrace je výběr jedné nebo více konkrétních hodnot. U sloupce, obsahujícího texty, čísla nebo logické hodnoty PRAVDA a NEPRAVDA, postupujte takto:

1.Klepněte na šipku u sloupce, podle něhož chcete filtrovat. V zobrazené nabídce je seznam všech hodnot, které se v sloupci vyskytují. Hodnoty jsou seřazeny a každá hodnota se v seznamu vyskytuje pouze jednou.

2.Zrušte označení (Vybrat vše) a označte hodnoty, které se mají z tabulky vybrat, nebo zrušte označení u hodnot, jež se mají ze zobrazení vyřadit.

3.Klepněte na tlačítko OK.

Obrázek 2.14: Nabídka pro filtraci u textových hodnot

Obrázek 2.15: Nabídka pro filtraci u hodnot kalendářního data

Na tlačítku u sloupce, v němž jste použili filtr, se zobrazí obrázek trychtýře a zároveň se čísla řádků, ve kterých je filtrovaná tabulka umístěna, označí modře.

Obrázek 2.16: Filtrace podle nevyplněných buněk

U sloupce obsahujícího hodnoty kalendářního data se nabídka rozčlení po rocích, měsících a dnech. Klepnutím na čtvereček se symbolem plus zobrazíte nabídku o úroveň nižší, klepnutím na čtvereček se symbolem minus naopak nižší úroveň skryjete. Toto členění nabídky umožňuje vybrat jedno nebo více určitých kalendářních dat, popřípadě jedno nebo více zvolených období, tedy měsíců nebo roků.

Nastavený filtr se ukládá společně se sešitem.

Zrušení nastaveného filtru proveďte jedním ze tří možných postupů:

■Klepněte na šipku u nadpisu sloupce s filtrem a použijte příkaz Vymazat filtr z + nadpis sloupce.

■Na kartě Data, v sekci Seřadit a filtrovat, klepněte na tlačítko Vymazat.

■Na kartě Domů klepněte na tlačítko Seřadit a filtrovat umístěné v sekci Úpravy, použijte příkaz Vymazat.

Filtrace podle vyplněných nebo prázdných buněk

Jestliže jsou v některém sloupci v tabulce nevyplněné buňky, v nabídce hodnot pro filtraci se jako poslední zobrazí také hodnota Prázdné.

Vyřazením volby (Vybrat vše) a označením volby Prázdné zobrazíte pouze řádky s nevyplněnými buňkami ve zvoleném sloupci, vyřazením volby Prázdné naopak zobrazíte řádky, ve kterých jsou buňky ve zvoleném sloupci neprázdné.

Obnovení nastaveného filtru

Jestliže některou buňku ve filtrovaném sloupci přepíšete tak, aby nastavenému filtru nevyhovovala, odpovídající řádek zůstane v tabulce stále zobrazen. Proto musíte nastavený filtr použít znovu, aby se zobrazení tabulky aktualizovalo. To provedete tlačítkem Použít znovu, které je umístěné v sekci Seřadit a filtrovat na kartě Data. Druhou možností je klepnout na tlačítko Seřadit a filtrovat v sekci Úpravy a použít příkaz Použít znovu.

2.2.2Práce s filtrovanou tabulkou

Skrytí některých řádků pomocí automatického filtru se projeví i při tisku listu – tisknou se jen zobrazené řádky.

Nastavená filtrace zůstává účinná, i když sloupec s vytvořeným filtrem skryjete.

Kopírování

Jestliže označíte jako oblast tabulku s vytvořeným automatickým filtrem nebo několik jejích sloupců, označenou oblast zkopírujete do schránky a zkopírované buňky vložíte na jiný list, vloží se jen zobrazené řádky. To umožňuje získat z dlouhé tabulky několik tabulek menších.

Vložení oblasti, zkopírované z tabulky s vytvořeným filtrem, můžete provést i na stejném listu, ale mimo rozsah řádků s filtrovanou tabulkou.

Řazení

Na začátku nabídky pro filtraci naleznete i příkazy pro seřazení vzestupným nebo sestupným způsobem. Pokud použijete příkaz pro seřazení v nabídce pro filtraci, na filtračním tlačítku se zobrazí malá šipka orientovaná nahoru (při vzestupném řazení) nebo dolů (při sestupném řazení). Řazení je možné kombinovat s filtrací u téhož sloupce. Na filtračním tlačítku se pak zobrazí oba symboly.

Obrázek 2.17: Filtrace a řazení na stejném sloupci

Obrázek 2.18: Řazení podle barev

Pokud jsou v některém sloupci tabulky použité různé barvy písma nebo různé barevné pozadí buňky, můžete pro seřazení tabulky použít ještě příkaz Seřadit podle barvy. Volba Automatická znamená výchozí černé písmo, volba Bez výplně buňky bez barevného pozadí. Seřazení podle barvy je možné provést i při použití podmíněného formátování. Totéž platí i pro sloupec, kde jsou k podmíněnému formátování použité ikony.

Klepnutím na příkaz Seřadit podle barvy se zobrazí nabídka Seřadit podle barvy buňky nebo nabídka Seřadit podle barvy písma s jednotlivými barvami, popřípadě nabídka Seřadit podle ikony buňky. Opakovaným použitím příkazu Seřadit podle barvy můžete v tabulce umístit jednotlivé barvy nebo ikony za sebe; barva nebo ikona nastavená jako první je zcela nahoře. Tento způsob řazení umožňuje řadit podle barev nebo ikon pouze vzestupně (v dialogovém okně pro řazení tomu odpovídala volba Nahoře).

V nabídce Seřadit podle barvy naleznete také příkaz Vlastní řazení, který zobrazí dialogové okno pro seřazení tabulky (popsané v předchozí části).

Odstraněním automatického filtru z tabulky se zobrazí všechny řádky, ale nastavené seřazení zůstane.

Tvorba součtu a dalších souhrnů

Pro rychlou tvorbu součtu nebo dalších souhrnů je určeno tlačítko se symbolem řeckého písmene Σ, umístěné v sekci Úpravy na kartě Domů. Jestliže označíte buňku pod sloupcem s číselnými hodnotami u tabulky, kde je použit automatický filtr, a klepnete na uvedené tlačítko, do buňky se místo funkce SUMA vloží funkce SUBTOTAL. Tato funkce provádí součet pouze zobrazených buněk (na rozdíl od funkce SUMA, která provede vždy součet přes celou zadanou oblast, bez ohledu na to, zda jsou buňky zobrazeny nebo ne). Výsledný součet tedy poskytuje různé hodnoty – podle toho, jaký filtr v tabulce použijete.

Funkce SUBTOTAL má dva povinné parametry:

■Funkce je číslo, určující typ souhrnu (pro součet je použito číslo 9).

■Odkaz1 je oblast buněk, zahrnující celý sloupec tabulky včetně řádku s nadpisem.

Po vložení funkce SUBTOTAL pod tabulku s filtrem můžete klepnout do řádku vzorců a přepsat první parametr funkce. Tím získáte jiný typ souhrnu, který se rovněž aktualizuje podle použitého filtru.

Pro vytvoření jiného typu souhrnu než součtu musíte použít popsaný postup. Jestliže klepnete na šipku u sumačního tlačítka a použijete například příkaz Průměr, do buňky se nevloží funkce SUBTOTAL s parametrem 1, ale funkce PRŮMĚR. V tabulce musí být použitý nějaký filtr. Pokud jsou zobrazeny všechny záznamy, sumační tlačítko vloží do buňky funkci SUMA, i když jsou u nadpisů sloupců zobrazeny filtrační šipky.

Tabulka 2.1: Možnosti funkce SUBTOTAL

Typ souhrnu

Hodnota parametru

Průměr

1

Počet číselných hodnot nebo hodnot kalendářního data

2

Počet neprázdných buněk

3

Největší hodnota

4

Nejmenší hodnota

5

Součet

9

2.2.3Filtrace podle číselných hodnot

Tlačítko pro nastavení filtru poskytuje řadu dalších možností, které se liší podle typu údajů, zapsaných ve zvoleném sloupci. U sloupce obsahujícího čísla k tomu použijte příkaz Filtry čísel, který zobrazí nabídku pro filtrování číselných hodnot.

Obrázek 2.19: Nabídka Filtry čísel

Obrázek 2.20: Filtrace číselných hodnot

Volby Rovná se, Nerovná se, Větší než, Větší nebo rovno, Menší než a Menší nebo rovno zobrazí pomocné okno, ve kterém je již nastaven způsob porovnání. Do položky vpravo zapište potřebnou hodnotu a potvrďte tlačítkem OK. Obdobně funguje nabídka Mezi. V zobrazeném okně vyplňte v prvním řádku spodní mez, ve druhém řádku horní mez a potvrďte tlačítkem OK. Příkaz Filtry čísel neobsahuje nabídku typu „Není mezi“. Pro výběr řádků, kde hodnoty ve sloupci neleží například mezi 1000 a 10 000, postupujte takto:

1.Použijte příkaz Filtry čísel a nabídku Mezi.

2.V zobrazeném okně vyplňte v prvním řádku horní mez a ve spodním řádku dolní mez.

3.V přepínači mezi oběma řádky označte volbu Nebo.

4.Potvrďte tlačítkem OK.

Pomocí přepínače umístěného mezi oběma řádky určíte vzájemný vztah obou podmínek. Volba Ano znamená, že se obě podmínky uplatní současně, volba Nebo znamená, že se uplatní alespoň jedna z nich.

Všechny uvedené možnosti můžete nahradit volbou Vlastní filtr. Tato volba zobrazí prázdné okno pro filtraci číselných hodnot, v němž můžete nastavit typ porovnání, hodnoty a podle potřeby i vztah mezi oběma podmínkami.

Nadprůměrné a podprůměrné hodnoty

Pro filtraci nadprůměrných nebo podprůměrných hodnot použijte volby Nad průměrem a Pod průměrem. Průměr, použitý pro porovnání, se spočítá z celého sloupce.

Největší a nejmenší hodnoty

Pro zobrazení stanoveného počtu nejvyšších nebo nejnižších hodnot bez ohledu na jejich velikost použijte volbu Prvních 10. Tato volba zobrazí okno, ve kterém vyplníte následující údaje:

1.V levém seznamu vyberte volbu prvních (největší hodnoty) nebo posledních (nejmenší).

2.V pravém seznamu vyberte volbu položek (zobrazí se uvedený počet řádků) nebo procent (zobrazí se uvedený podíl z celkového počtu řádků).

3.Do číselníku uprostřed zapište počet řádků nebo procenta.

4.Nastavení filtru potvrďte klepnutím na tlačítko OK.

Obrázek 2.21: Filtrace největších a nejmenších hodnot

Pokud se údaje ve filtrovaném sloupci opakují, může se někdy zobrazit více řádků, než je stanovený počet.

2.2.4Filtrace podle hodnot kalendářního data

U sloupce, obsahující kalendářní data, použijte příkaz Filtry kalendářních dat, který zobrazí rozsáhlou nabídku možností.

Obrázek 2.22: Nabídka Filtry kalendářních dat

Volby Rovná se, Před, Po a Mezi zobrazují stejné okno jako u číselných hodnot. Způsob porovnání je v okně již nastaven, stačí vyplnit potřebné hodnoty a potvrdit tlačítkem OK. Volbou Vlastní filtr se opět zobrazí prázdné okno pro nastavení filtru.

Volby Zítra, Dnes, Včera, Příští týden, Tento týden, Minulý týden, Příští měsíc, Tento měsíc, Minulý měsíc, Příští čtvrtletí, Toto čtvrtletí, Minulé čtvrtletí a Příští rok, Tento rok, Minulý rok použijí pro výběr řádků aktuální datum (přesněji řečeno, systémové datum počítače). Tato filtrace se však provádí jednorázově a použije se při ní aktuální datum, platné v okamžiku tvorby filtru. Jestliže použijete například volbu Dnes a uložíte sešit i s filtrem, následující den budou zobrazeny stejné řádky. Proto musíte klepnout na tlačítko Použít znovu a filtr aktualizovat.

Volba Od začátku roku zobrazí kalendářní data od 1. ledna běžného roku po aktuální datum. Také tento způsob filtrace je zapotřebí aktualizovat tlačítkem Použít znovu. Volba Všechna data v období zobrazí další nabídku, obsahující jednotlivá čtvrtletí a názvy měsíců v roce. Výběrem některého čtvrtletí nebo měsíce zobrazíte všechna data, spadající do zvoleného období, avšak bez ohledu na rok.

2.2.5Filtrace podle textů

Pro využití různých způsobů filtrace podle textu využijte příkaz Filtry textu, který zobrazí nabídku možností pro filtraci textu.

Obrázek 2.23: Nabídka Filtry textu

Volby Rovná se, Nerovná se, Má na začátku, Má na konci, Obsahuje a Neobsahuje opět zobrazí okno s předvoleným způsobem porovnání, do kterého zapíšete potřebný text a potvrdíte tlačítkem OK. Volba Vlastní filtr zobrazí prázdné filtrační okno.

Při filtraci textů platí tato pravidla:

■U voleb Má na začátku, Má na konci, Obsahuje a Neobsahuje stačí zapsat jen textový řetězec. Není třeba zapisovat hvězdičky jako například při hledání souborů.

■Filtrace se provádí podle celých slov i podle části slov.

■Při filtraci se nerozlišují malá a velká písmena.

Výběr podle abecedy

Excel při filtraci rozlišuje pořadí u čísel (podle velikosti), kalendářních dat (chronologicky) a také u textů (podle abecedy). Pro zobrazení textů například z horní poloviny abecedy, tedy od písmene M výše, použijte volbu Vlastní filtr, v zobrazeném okně nastavte volbu Je větší než a napravo zapište písmeno M. Pro obrácené zobrazení, tedy do počátečního písmena M včetně, použijte volbu Je menší než a písmeno N.

Vážení čtenáři, právě jste dočetli ukázku z knihy Excel 2013.
Pokud se Vám líbila, celou knihu si můžete zakoupit v našem e-shopu.